2008年06月07日

会議を科学する

どこの部署で、どんな仕事をしていても、多くの人にとって、社会人である以上避けて通れないのが、「会議」です。

しかし会議というのは、その中身についてはわりと皆さん一生懸命考えても、会議自体の進め方については、「あまり深く考えたことないなぁ」「いつも、なんとなくやっているなぁ」という方が多いのではないでしょうか。
はい、実は私も、今まではそうでした。

ですが、前に参加していたITスキル改善プロジェクトの会議が、これはリーダーの人格的なものもあるのですが、あまりにもひどくて、皆さん忙しい中参加した週一回の会議は荒れに荒れたばかりか、結局ほとんど何も決められなかったという状態でした。

その荒れた中、あるメンバーから「リーダーはファシリテーションを知らない」といった発言がありまして、確かに社内では「ファシリテーションセミナー」みたいなのがあり、気にはなっていたのですが、何かヒントになるのかもしれないと、上司のOKをもらって、ついに参加しました。

・・・今まで実に会議の進行というものを考えていなかったか、生産性のない無駄な会議をなんとなくやっていたか、思い知らされました。

それからというもの、このところ1ヶ月くらいは、法律の本はちょっと横に置いといて、ファシリテーションや産業心理学の本を読み漁っています。ちょうど職場のある小集団活動のサブリーダーを任されているので、そこでいろいろな実験を試みているのですが、実にちょっとしたことで、会議が劇的に変わることに、毎回のように驚かされています。

好感触だった例としては・・・

○前もってアジェンダを用意する
○ホワイトボードは2つ以上用意し、ひとつにはその日のアジェンダを書いておく
○飲み物やお茶菓子を持参させる
○メンバーにできるだけ役割を与える(進行役や議事録担当など)
○宿題を出してメンバー全員に発表させる

・・・といったところでしょうか。

あと、自分の意見を言うより、あまりしゃべってなさそうな人に「○○さん、どうですか?」「どう思いますか?」と問いかけるのは、ファシリテーターの基本ですね。

本当に、ちょっとしたことで、会議は劇的に変わります。私、食わず嫌いでした。
社会人なら、この手の本に目を通しておいて、損はないと思います。

しかし、本屋に行って思うのは、会議やファシリテーションの本はそんなに多くないのですが、それに比べて話し方やプレゼンテーションの本はたくさんあるんですね。

私たちが日頃いかに、他人の話もロクに聞かずに、自分が話すことにばかり一生懸命になっているかが、本屋に行くとよくわかります。(笑)
posted by JUN at 00:26| Comment(0) | TrackBack(0) | 現場法務日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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